Einladungsmanagement

Vom Save-the-Date-Mailing, über die Registrierung vor Ort, bis hin zur Teilnahme-Analyse – wir automatisieren den kompletten Prozess, natürlich datenschutzkonform.

Unser gesamtes Know-how, gebündelt in einem zuverlässigen Prozess: Wenn Sie Ihr Einladungsmanagement auslagern möchten, ist unser Rund-um-Service die perfekte Lösung für Sie. Dafür benötigen wir von Ihnen nichts weiter als Ihre Einladungsliste, um unseren mehrstufigen Einladungsprozess zu starten. Dabei entscheiden Sie, ob Sie auf klassisch gedruckte Einladungs- und Eintrittskarten oder auf die digitale Variante per E-Mail setzen. Als zentrales Portal zur Registrierung und zum Einstellen von weiteren Veranstaltungsinformationen erstellen wir Ihnen gerne eine Event-Microsite. Die uns anfänglich zur Verfügung gestellten Kundendaten, können hier wahlweise bereits übernommen werden, um den Registrierungsprozess zu beschleunigen. Über unsere Web-Anwendung haben Sie jederzeit Einblick in den aktuellen Anmeldestand.

Ihre Kunden zögern noch? Mit unserem automatisierten Reminder-Management, rufen wir Ihre Veranstaltung noch einmal höflich in Erinnerung. Vor der Veranstaltung verschicken wir die Eintrittskarten – per E-Mail oder per Post – und ergänzen das dazugehörige Anschreiben je nach Bedarf um weitere begleitende Informationen. Bei der Registrierung vor Ort werden die Tickets ganz einfach mittels des QR-/EAN-Codes aus dem jeweiligen Ticketsystem gescannt. Darüber hinaus ist es auch möglich beim Zutritt zu einzelnen Sessions oder Bereichen noch einmal zu scannen, um beispielsweise zu analysieren welcher Gast, welchen Vortrag besucht hat.

Sie möchten jederzeit wissen, wie viele Gäste sich gerade am Veranstaltungsort aufhalten? Kein Problem, natürlich können auch die Austritte per Scanner erfasst werden. Im Anschluss an Ihre Veranstaltung werten wir die aktive Teilnahme aus und ermitteln steuerrelevante Besucher sowie weitere wichtige Kennzahlen, wie das Einladungs-/Teilnehmerverhältnis. Sobald wir unseren Auftrag abgeschlossen haben, löschen wir alle uns zur Verfügung gestellten und ermittelten kundenbezogenen Daten gemäß DSGVO.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Einfaches DSGVO konformes Handling
• Mehrstufiger Einladungsprozess (Save-the-date, Einladung, Reminder)
• Erstellen einer individuellen Event-Microsite zur Teilnehmerregistrierung
• Automatisierter Versand von Einladungen print oder digital
• Flexibler Ticketversand print oder digital, inkl. Anschreiben mit Zusatzinformationen
• Personalisierung und Integration des QR-/EAN-Codes aus dem Ticketsystem zum einfachen Scannen vor Ort (Event- und Session-Scanning)
• Aufbereitete Teilnahme-Analyse