Eine professionelle Veranstaltung beginnt lange vor dem Einlass. Bereits bei der Ticketproduktion werden wichtige Grundlagen für einen reibungslosen Ablauf, einen sicheren Einlass und einen überzeugenden Markenauftritt geschaffen. Werden dabei wichtige Details übersehen, kann das später zu unnötigem Aufwand, Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten führen.
Ob Konzert, Festival, Sportveranstaltung, Messe oder Corporate Event: Wer Tickets drucken lässt, sollte deshalb nicht nur auf ein ansprechendes Design achten. Auch technische Anforderungen, Sicherheitsmerkmale, Personalisierung, Weiterverarbeitung und Versand spielen eine wichtige Rolle.
Wir zeigen sieben typische Fehler bei der Ticketproduktion – und wie Veranstalter sie vermeiden können.
1. Die Ticketproduktion wird zu spät eingeplant
Einer der häufigsten Fehler besteht darin, die Produktion der Eventtickets erst kurz vor der Veranstaltung zu berücksichtigen. Zwischen dem ersten Entwurf und den fertigen Tickets liegen jedoch mehrere Schritte: Gestaltung, Datenaufbereitung, Korrekturen, Freigaben, Druck, Weiterverarbeitung und gegebenenfalls Konfektionierung und Versand.
Gerade bei größeren Veranstaltungen mit hohen Stückzahlen oder personalisierten Tickets kann eine kurzfristige Produktion schnell zum organisatorischen Problem werden.
Besser: Die Ticketproduktion frühzeitig in die Veranstaltungsplanung integrieren und ausreichend Zeit für Abstimmungen, Freigaben und Produktion einplanen. So bleibt auch Spielraum für Korrekturen oder kurzfristige Anpassungen.
2. Zu viele Informationen auf zu wenig Fläche
Ein Eventticket muss häufig zahlreiche Informationen enthalten: Veranstaltungsname, Datum, Veranstaltungsort, Einlasszeit, Ticketkategorie, Ticketnummer sowie einen Barcode oder QR-Code. Bei personalisierten Tickets kommen weitere Angaben hinzu.
Der Versuch, alle Informationen möglichst klein auf dem Ticket unterzubringen, führt jedoch schnell zu einem unübersichtlichen Layout. Wichtige Angaben werden schwer lesbar und das Ticket wirkt überladen.
Besser: Informationen priorisieren und eine klare visuelle Hierarchie schaffen. Die wichtigsten Angaben sollten auf den ersten Blick erkennbar sein. Gleichzeitig sollte ausreichend Platz für technische Elemente wie Barcodes oder QR-Codes vorgesehen werden.
3. Barcode und QR-Code werden nicht von Anfang an berücksichtigt
Bei vielen Veranstaltungen sind Barcode oder QR-Code ein zentraler Bestandteil des Einlassprozesses. Werden diese Elemente im Layout zu klein dargestellt, ungünstig platziert oder durch andere Gestaltungselemente beeinträchtigt, kann die Lesbarkeit darunter leiden.
Auch bei personalisierten oder nummerierten Tickets müssen die technischen Anforderungen des jeweiligen Einlasssystems berücksichtigt werden.
Besser: Technische Vorgaben bereits bei der Ticketgestaltung einplanen. Größe, Position und ausreichend Freiraum rund um maschinenlesbare Codes sollten frühzeitig abgestimmt werden.
Denn ein Ticket kann noch so hochwertig gestaltet sein: Wenn der Code am Einlass nicht zuverlässig gelesen werden kann, wird aus einem kleinen Detail schnell ein großes Problem.
4. Das Ticketdesign wird unabhängig von der späteren Produktion entwickelt
Was am Bildschirm gut aussieht, muss nicht automatisch in der Produktion genauso wirken. Papierart, Druckverfahren, Farben, Format und Veredelungen beeinflussen das tatsächliche Ergebnis.
Auch besondere Gestaltungselemente wie Lackierungen, Folierungen, Prägungen oder individuelle Nummerierungen müssen bei der Planung berücksichtigt werden.
Besser: Gestaltung und Produktion von Anfang an zusammendenken. So kann frühzeitig geprüft werden, welche Ideen technisch sinnvoll umgesetzt werden können und welche Produktionsmöglichkeiten für das gewünschte Ergebnis geeignet sind.
Gerade bei hochwertigen Hardtickets lohnt es sich, die Möglichkeiten der Produktion bereits während der Gestaltung zu berücksichtigen.
5. Sicherheitsmerkmale werden erst nachträglich eingeplant
Je nach Veranstaltung können unterschiedliche Anforderungen an die Sicherheit eines Tickets bestehen. Bei größeren Events oder hochwertigen Ticketkategorien kann es beispielsweise sinnvoll sein, Tickets durch Personalisierung, individuelle Nummerierung oder spezielle Druck- und Veredelungsverfahren zusätzlich abzusichern.
Wer sich erst nach Abschluss des Designs mit diesen Möglichkeiten beschäftigt, muss unter Umständen bestehende Gestaltungselemente ändern oder zusätzliche Produktionsschritte einplanen.
Besser: Bereits zu Beginn festlegen, welches Sicherheitsniveau für die jeweilige Veranstaltung sinnvoll ist. Nicht jedes Event benötigt dieselben Maßnahmen. Entscheidend ist eine Lösung, die zu Veranstaltungsgröße, Ticketwert und Einlassprozess passt.
6. Konfektionierung und Versand werden unterschätzt
Mit dem Druck der Tickets ist die Arbeit häufig noch nicht abgeschlossen. Bei personalisierten Tickets, verschiedenen Ticketkategorien oder größeren Auflagen können Sortierung, Konfektionierung und Versand einen erheblichen organisatorischen Aufwand verursachen.
Besonders anspruchsvoll wird es, wenn unterschiedliche Ticketvarianten produziert und anschließend den richtigen Empfängern zugeordnet werden müssen.
Besser: Auch die Prozesse nach dem Ticketdruck frühzeitig planen.
Ein professionelles Ticket-Fulfillment kann verschiedene Arbeitsschritte miteinander verbinden – von der Konfektionierung und Zuordnung über die Adressierung bis hin zum Versand.
So können Veranstalter interne Ressourcen schonen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Tickets zuverlässig und termingerecht bei den Besuchern ankommen.
7. Das Ticket wird nur als Zutrittsnachweis betrachtet
Ein Ticket erfüllt eine wichtige funktionale Aufgabe: Es ermöglicht den Zutritt zur Veranstaltung. Gleichzeitig kann es aber wesentlich mehr sein.
Bei Konzerten, Festivals, Sportveranstaltungen oder besonderen Events ist das Ticket häufig einer der ersten physischen Berührungspunkte zwischen Besucher und Veranstaltung. Ein hochwertig gestaltetes Ticket kann Vorfreude schaffen, die Veranstaltungsmarke transportieren und auch nach dem Event als Erinnerung erhalten bleiben.
Besonders bei VIP-, Premium- oder limitierten Tickets bietet sich die Möglichkeit, das Ticket stärker in das Gesamterlebnis einzubinden.
Besser: Das Ticket nicht nur als Zutrittsnachweis betrachten, sondern als Teil der Customer Experience und des Markenauftritts.
Gute Ticketproduktion beginnt mit guter Planung
Eine professionelle Ticketproduktion besteht aus weit mehr als dem eigentlichen Druck. Gestaltung, technische Anforderungen, Personalisierung, Sicherheitsmerkmale, Weiterverarbeitung und Versand greifen ineinander.
Je früher diese Faktoren berücksichtigt werden, desto leichter lassen sich Fehler, unnötige Kosten und kurzfristige Änderungen vermeiden.
Wer Eventtickets drucken lassen möchte, sollte deshalb bereits bei der Planung einige zentrale Fragen beantworten:
- Welche Informationen müssen auf das Ticket?
- Welche Anforderungen stellt das Einlasssystem?
- Werden Tickets personalisiert oder nummeriert?
- Welche Sicherheitsmerkmale sind sinnvoll?
- Welche Papier- und Veredelungsoptionen passen zur Veranstaltung?
- Wie werden die fertigen Tickets konfektioniert und versendet?
Eine frühzeitige Abstimmung schafft Planungssicherheit und sorgt dafür, dass aus einem Entwurf am Ende ein funktionierendes und hochwertiges Eventticket wird.
Printabl: Ticketproduktion aus einer Hand
Von der ersten Idee bis zum Versand: Bei der Produktion von Eventtickets müssen viele einzelne Schritte ineinandergreifen. Printabl unterstützt Veranstalter dabei, diese Prozesse effizient miteinander zu verbinden.
Ob klassische Eintrittskarte, hochwertiges Hardticket, personalisiertes Ticket oder individuelle Ticketlösung – Printabl realisiert Tickets passend zu den Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung.
Dabei können unter anderem Gestaltung, Datenaufbereitung, Druck, Personalisierung, Konfektionierung und Versand aufeinander abgestimmt werden.
Sie planen eine Veranstaltung und benötigen passende Eventtickets? Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihre Ticketproduktion.